仕事を効率的に行うために大切な３つのこと

あーくんです。

全世界の誰もが平等に持っている「時間」。

けれども仕事を効率的に行える人と、そうでない人では、同じ時間でもその内容に大きな違いが出てきます。

特に近年は働き方改革で「残業は悪」っといった感じにもなってきています。

この記事を読んでいる方々も、残業できないため仕事が片付かずに成果が低下している、残業できないから家に持ち帰って仕事をしている、中にはサービス残業をこっそりとしているのではないでしょうか？

実はあーくんもその一人です。

あーくんはいろんなことを試しながら、仕事を効率的に行える方法を見つけました。

その結果、以前と比べると残業時間は減り、仕事のパフォーマンスも下がるどころか上がってきていると感じています。

ちなみに当時は月100時間ぐらいは当たり前のように残業していました。

現在は月40hぐらいに減っています。（60%減です！！）

（まだまだ、改善点はありますが・・・）

この記事では、残業に困っている人が残業を減らしながら仕事の効率を上げていける方法について書いています。

この記事を読めば、これまでよりも仕事を片付ける時間が短くなっていけるようになります。

人は基本的に複数の仕事を同時におこないます。

そんな中で納期を決めないで仕事を進めていると、ダラダラと仕事をすることになる場合がほとんどです。

そのため大事なのは、「仕事の時間管理をすること」です。

時間管理とは、「いつまでに」、「何を」、「どの程度」おこなうのかを決めるのです。

このスケジュールを決めると、そのために自分が具体的にどう行動するのかが明確になります。

スケジュール管理をする上で気を付けることは、最終ゴールだけを決めるのではなく、

ゴールへ到達するための途中プロセスを細かく決めていくことです。

人はゴールだけ決めても、逆に漠然としてどう動いていいのか分からないため、行動できません。

そのためゴールまでの各プロセスを小ゴールとして、細かく設定することで、ゴールまでの道のりを具体的にイメー時できるようになり、億劫にならずに行動がとれるのです。

スケジュールを決めるときによくやりがちなのは、スケジュールをスタートからゴールに向かって決めていくことです。

これは絶対にしてはいけません。

仕事はいつまでに成果を出す必要があるのかが、基本的に決まっています。

なので成果（最終的なゴール）を出す時期を設定して、そこから逆算して小ゴールをそれぞれ決めてください。

そうすると具体的な「いつ」が明確になってきます。

ムリなスケジュールになる場合は、事前に上司に相談しましょう。

スケジュールの詳細が決まったら、あとは行動するだけです。

行動しだしたら、スケジュールに対して進捗を定期的に確認してください。

仕事をしていると、計画的な仕事だけでなく、飛び込み入ってくる仕事があったり、トラブルがあったりします。

そのためスケジュール通りに仕事が進んでいるのかを適宜確認する必要があります。

もしスケジュールが遅れている場合は、再調整していきます。

イメージとしては1週間に一度、スケジュールを確認した方が良いと思います。

こうすることで仕事の進捗を自分で管理し、時間を意識しながら進めることができるようになり、

ダラダラと仕事をすることがなくなっていきます。

また人は無限に仕事をすることはできないので、仕事には優先順位をつけて優先順位を下げても良いものはスケジュールの期限を遅らせるようにしてください。

スケジュールを決めて仕事を進めていても、上司に報告した時にやり直しするように言われることがありますよね。

そうすると指摘の内容によっては、一から考え直さないといけなかったりして、大幅に時間が足りなくなります。

そうならないようにするために、仕事が少し進んだら都度報告をすることです。

都度報告をすることで、修正があっても直す個所は少なく済みます。

また都度報告することの良い点は、上司が任せている仕事の状況を適宜把握できるため安心できるのです。

そうすると上司からも「ちゃんと報告してくれて、安心して任せられる」っと良い評価にも繋がります。

上司に報告するときは、以下の順にすることが良いかと思います。

上司はまず結果が気になるので、最初に話しましょう。

その時に上司から「なんでそうなるのか？」っと聞かれることもあるので、原因を話したらよいです。

仕事が停滞しないように進めることが大切なため、今後の予定を話しておけばGOODです。

ここで上司と意見の相違があれば、上司からアドバイスを貰えるのでよいです。

周囲を説得させないと進まない仕事の場合は、「根回し」が重要です。

結局、仕事をするとき自分マターで時間をコントロールできない場合は、他人によってコントロールされるときです。

そのため仕事をスムーズに進めるために、関係者に事前に「何を」「どうするのか」を話しておいて、公の場で反対意見が出ないように調整しておくのです。

もし根回ししているときに、反対意見が出た場合は「どうしたらよいでしょうか」って聞きやすいし、相談にも乗ってくれやすいです。逆にそこで話を聞いた人は、公の場ではある程度納得しているため、意見を覆すようなことはしないマインドになります。

また人に自分の話を納得してもらう時に、重要な方法として、自分の話を「自信をもって」話すことです。

人は不思議なことに、同じ話を聞いていても、自信のある話し方をされると納得しても、自信のない話し方をされると納得しない生き物です。

自信がないと「本当に大丈夫だろうか？」っと不安になるからです。

逆に多少間違ったことでも自信をもっていうことで、聞いている人は大丈夫だろうと思ってくれるので、

説得して仕事が進みやすくなります。

この3つの方法を使うか使わないかで仕事の効率が大きく変わります。

あーくんが入社当初、3つとも使えない時期には残業100hしていましたが、

スケジュール管理を覚えたことで、20%ぐらい残業が減りました。

上司への詳細な報告をすることで、さらに20%程度減りました。

そして、根回しや自信をもって話をすることでさらに10~20%程度減りました。

この3つの方法を実践するだけで、仕事の効率は見違えるほど大きく変わります。

また上司からも信頼されるようになり会社での評価アップにも繋がります。

残業に悩む人たちの多くは、このいずれかが足りないのです。

仕事の中身ではない、これらの部分を意識するだけで世界が変わっていきますので、

ぜひ実践してみてください。

仕事を効率的に行えるようになると、以下のようなメリットが出てきます。

公私ともに充実するようになり、人生に好循環が生まれます。

技術的に必要な力ではなく、知っていればできることであり、決して難しくありません。

これからの人生に良い影響を与えられるように、残業に困っている人は一度自分の行動を振り返り、

必要な要素を取り入れてみてください。

きっと仕事に充実感が得られ、日々が楽しい気持ちにあることでしょう。

ではでは。