【必見】スムーズに仕事を進めるときに重要な3つのこと

こんにちは、あーくんです。

働いているといろんな仕事が急に舞い込んできます。

しないといけない仕事が増えてくると何から手を付けたらいいか分からなくなることありますよね。

私も入社してしばらくは、自分の仕事が思ったように進まず、その結果、よく上司から怒られました。

そんな日が続くと、会社へ行くことが嫌になり、仕事していて辛くなります。

けれども少しずつ仕事のやり方を覚えていくことで、スムーズに仕事を進められるようになりました。

その結果、上司からも信頼されるようになり、仕事も楽しくなりました。

私が実践しているスムーズに仕事を進められる方法をお話しします。

この記事を読めば、仕事が面白いように進捗するようになり、仕事も楽しくなると思います。

仕事の納期を目算して取り掛かる順番を決める

それぞれの仕事をいつまでに終わらせるのか見通しを立てて、仕事の優先度を決めます。

仕事を貰ったらすぐに終わらせられるのか、1週間程度かかるのか、1か月以上かかるのかをざっくりと

分類しましょう。

すぐに終わらせられるものは、その日のうちに片付けます。

すぐに片付く仕事でも塵が積もれば山となるので、溜まったら億劫になってしまいます。

1週間以上かかりそうな仕事については、特に時間がかかりそうであり、かつすぐに自分から手放せるものから取り掛かります。

例えば業者が調べるようなもの、自分以外の人に行ってもらうもの、などが当たります。

長期スパンの仕事でも自分が時間を掛けないでよい仕事は、他の人に進めてもらうんです。

最後に残った中期スパンの仕事についてを取り組むのです。

中期スパンの仕事は、分量によって優先順位を決めていきましょう。

優先度を下げる仕事は、トラブルにならないように相手にちゃんと伝えるようにしてください。

自分から手放せる仕事は周りの人に積極的に渡す

人が使える時間には限りがあるため、できる仕事量には当然限りがあります。

そのためたくさんの仕事をこなすためには、できるだけ周りの人を活用していきます。

厳密に言うと周りの人に託せる仕事は周りにやってもらうんです。

1人より2人で仕事をした方が、2倍の量をこなせるといった理屈です。

これは同時に複数の仕事を進捗させるテクニックですので覚えておいてください。

慣れてきたら、いろんな仕事を進められます。

そして人の仕事の進捗を管理する練習にもなります。

人に仕事を任せるときの注意点は、定期的に進捗を確認して、滞っている仕事があれば問題を解決して円滑に進めさせるということです。

人に任せっぱなしにするのではなく、ちゃんとチェックしていきましょう。

周りの人に仕事を任せるときのポイントは、

仕事の方針を意思決定する人に根回しをする

会社内では仕事を進めるかどうかの意思決定を定期的に行います。

意思決定は会議などの公の場で行うことが多いです。

このとき、会議などでの報告内容に対して、意思決定者から了承を得られるようにするには、いきなり会議で報告するのではなく、事前に意思決定する人に内容を説明して刷り合わせしておくとよいです。

そうすることで事前に了承を得るのに必要なアドバイスを貰えるのです。

意思決定者は、事前に説明を受けているので、会議の場で多少変な説明があっても了承をしてくれます。

また仮に他の人が反論しても、助け舟を出してくれるため、仕事をスムーズに進められるようになります。

逆に、いきなり公の場で意思決定者へ報告をすると、その場で疑問点に対して回答しないといけないので、了承率が下がります。

根回しをするかどうかで、仕事の了承を得るハードルが大きく変わるんです。

これが根回し力です☆

根回しをするときに相手がどんなタイプの人かによって対応を変えるとより効果的に根回しができるため参考にしてくださいね。

2021年8月28日チームを成功に導く鍵！信頼関係を向上させる3つのステップ~相互理解~

まとめ

仕事をスムーズに進めるためには、

以上のことを実行することで、仕事の進み具合は格段によくなります。

私の経験上、仕事を効率的にすすめるには、特に根回しが重要だと思います。

ここで、報告内容をひっくり返されると、最悪の場合、一からやり直すことになる場合があるためです。

仕事がうまく進まない人は、ぜひ実践してみてください。

きっと仕事が円滑に進めることができるようになり、楽しくて充実したワークライフになります。

ではでは。